میزان تأثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کارکنان


جدید و دقیق،عملکرد شرکت‌های کارکنان شهرداری تهران و روند برنامه‌ریزی و اتخاذ تصمیمات را کند کرده‌ است.مطالعات انجام شده نشان‌دهنده جزئی‌نگری در برنامه‌ریزی فعالیت‌های انفورماتیکی و انجام‌ پروژه‌ها برای رفع مشکلات حاد مقطعی بوده به طوری که مسیر آتی پروژه برای تکمیل یکدیگر و نحوه‌ رسیدن به کلیتی که در خدمت اهداف استراتژیک شرکت قرار گیرد مشخص نشده است.این امر موجب تداخل پروژه‌ها،دوباره کاری‌های عملیاتی و نهایتا کاهش کارایی کارکنان شده است.لذا محقق با انتخاب موضوع تحقیق خود مبنی بر تأثیر اتوماسیون بر افزایش عملکرد کارکنان شرکت‌ سهامی کارکنان شهرداری تهران ایران استان همدان می‌خواهد در عمل میزان این تأثیر را اندازه‌گیری نماید.برای تحلیل‌ داده‌های حاصل و برای پی بردن به تأثیر یا عدم تأثیر متغیرهای مستقل متغیر وابسته،از آزمون کای‌ مربع(آزمون استقلال دو متغیر)استفاده شده است و نتایج حاصل نشان می‌دهد که تمامی فرضیه‌ها به‌ تأیید می‌رسند. نظام اداری کشور در پیشرفت جامعه نقشص مهم و قابل توجهی دارد،بنابراین ضروری به نظر می‌رسد که در اجرای وظایف و مسئولیت‌های خطیر خود،برخوردار از ویژگی‌هایی همچون سرعت،دقت و صحت عمل در کار باشد،به طوری که با بهره‌گیری بهتر و بیشتر از وقت و منابع،قابلیت و توانایی‌ بیشتر و بهتری از خود در جهت اهداف سازمان نشان دهد.مطالعات نشان می‌دهد که نظام اداری در ایران با داشتن پیشینه تاریخی خاص،از موقعیت و شرایط مناسب و مطلوبی برخوردار نبوده و حتی با وقوع انقلاب اسلامی و ایجاد تحولات سیاسی و احتماعی،هنوز هم درگیر مسائل و مشکلات پیچیده اداری‌ خاص خود است. دستی یا نیمه مکانیزه بودن بسیاری از عملیات کارکنان شهرداری تهران‌ای که با تنوع نیز همراه است باعث تحمیل فشار و خستگی فراوان به کارکنان و هم موجب اتلاف وقت کارکنان شهرداری تهران‌گذاران و زیان‌دیدگان شده است.کندی‌ عملیات در ارائه خدمات روزانه شرکت‌های کارکنان شهرداری تهران علاوه بر اثر نامطلوب بر جذب کارکنان شهرداری تهران‌گذاران موجب‌ کاهش ارائه خدمات به مراجعان و تشدید مشکلات شده و عدم دسترسی به موقع و سریع مدیران عالی به‌ اتوماسیون شهری را افزایش میدهد..
همانگونه که می دانیم، کشور ما از جمله کشورهایی است که اغلب مصرف کننده فناوریهای ساخت دیگر کشورهای صاحب فناوری می باشد. به عبارتی، فناوری دیگر کشورها بالاخص در زمینه فناوری اطلاعات، وارد کشور شده و سعی در پیاده سازی آن در زمینه های مختلف می شود. بدون آنکه واقعا بدانیم آیا این فناوری تأثیر مطلوب و مورد نظر را در زمینه مورد نظر دارد یا خیر؟ اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست، در اینکه این فناوری باعث افزایش بهره وری در بیشتر کشورهای استفاده کننده از آن شده است تردیدی وجود ندارد، اما قبل از پیاده نمودن و یا حتی در حین پیاده سازی این فناوری در کشور، به ویژه وزارت آموزش و پرورش و دبیرستانها، باید تأثیر آن بر عملکرد افراد سازمانی سنجیده شود. امروزه استفاده از فناوری اطلاعات برای کلیه سازمانها و شرکتها ضروری و اجتناب ناپذیر است زیرا با گسترش فعالیتهای بازرگانی، جهانی شدن و تغییرات سریع فناوری، لازم است که سازمانها از انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند و این امر جز در سایه استفاده از فناوری اطلاعات محقق نمی گردد. (اسمیت، 2002). اتوماسیون عبارت است از فراهم سازی همه نیازمندیهای بشر و انجام همه کارهای بشر به وسیله ماشینها و بطوراتوماتیک . (نیومن، 1376). در میان سیستمهای مکانیزه، سیستمهای اتوماسیون اداری بخش قابل توجهی از سیستمهای موجود در بازار هستند که به صورت فراگیر در سازمانهای دولتی و خصوصی راه اندازی شده یا در شرف استقرار می باشند. هر روز به تعداد کاربران این سیستمها اضافه شده و سازمانها به سرعت سیستمهای سنتی و دستی خود را با سیستمهای جدید و مکانیزه جایگزین می کنند. ورود هرگونه فناوری جدید پیامدهای خاص خود را داشته و بسته به نوع استفاده از آن و آموزشهای ارائه شده، می تواند باعث افزایش یا کاهش عملکرد شود. امروزه سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجات بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.
طي ساليان اخير موج استفاده و بهره گيري از سيستمهاي اتوماسيون اداري كشور ما را فراگرفته است و بسياري از سازمانها، تمايل زيادي براي بهره گيري و استفاده از اين سيستمها از خود نشان مي دهند و حاضرند مبالغ كلاني را جهت استقرار و بكارگيري اين سيستمها صرف نمايند، اما بايد بررسي نمود كه چنين سيستمهاي اطلاعاتي تا چه اندازه توانسته اند به مديران در بهبود عملکردشان كمك نمايند.

کلیدواژه ها:
اتوماسیون ،اتوماسیون اداری ،عملکرد ،ارزیابی عملکردکارکنان شهرداری ،اطلاعات ،سیستم‌های اطلاعاتی






دبیات تحقیق
بخش اول: اتوماسیون اداری
2-1 مقدمه
این فصل شامل دو بخش می باشد. در بخش اول این فصل به ارائه تعریف جامعی از تاریخچه فناوری اداری، اتوماسیون، اداره، اتوماسیون اداری، سیستمهای اداری خودکار، سیستمهای اطلاعاتی و رایانه ها، دولت الکترونیک، ارگونومی و هوش مصنوعی، سیر تکاملی فناوری اداری و تجزیه و تحلیل کلی فعالیتهای اداری، مشکلات، مزایا و اهداف و کاربرد اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت. در بخش دوم این فصل به تعاریف و توضیحاتی در باب مدیریت، کارکنان شهرداری تهران و انواع آنها، مهارتها، وظایف و نقشهای کارکنان شهرداری تهران، نظریه مدیریت اداری، عملکرد، مدیریت عملکرد، اندازه گیری عملکرد، شاخصهای عملکرد و انواع تئوریها می پردازیم.
2-2 تاریخچه
2-2-1 سیر تکاملی فناوری اداری
2-2-1-1 فناوری اداری
در این دوره کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام، محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود (دهه بیست به بعد). در حقیقت در این دوره سعی در جدا نمودن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی گردید و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره، این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیرحسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بوده فراهم گردد.



2-2-1-2 فناوری کامپیوتری
با ورود کامپیوترهای کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند، کارکنان شهرداری تهران تصمیم گرفتند با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در کامپیوتری کردن سازمان خود از سرعت و دقت کامپیوترها در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده نموده و پیامد این حرکت به وجود آمده، این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری نمود.
2-2-1-3 فناوری ارتباطات
امروزه سیستمهای اداری سیستمهای جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات می باشد که نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. از مشخصات دیگر این دوره که هم اکنون ما در آن بسر می بریم، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی عدم وجود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان می باشد. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات می باشد. (عندلیب آذر، 1379: 43).
2-2-2 چرخه حیات سيستم
هر سیستمی در سیستمهای اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد که در آن متولد می شود، رشد می کند، تا به بلوغ می رسد، عمل می کند و در نهایت می میرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم نامیده می شود و شامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کار بردن. دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و مؤثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادتر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است طول حیات هر یک از این مراحل در سیستمها متفاوت است. (رولی ، 1380).
البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستمها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فناوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتا کوتاه می باشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است. (مؤمنی، 1372: 313).
امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنیها استفاده می کنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تأثیر بسزایی دارد: بسط و گسترش، رشد، اشباع، استهلاک. (مؤمنی، 1372: 314).
2-3 تعاریف
2-3-1 اتوماسیون
اتوماسیون: عبارت است از فراهم سازی همه نیازمندیهای بشر و انجام همه کارهای بشر به وسیله ماشین بطور اتوماتیک، به نحوی که دخالت دست بشر در آن روز به روز کمتر شود. (نیومن ، 1376).
اتوماسیون: عبارت است از تغییر و جایگزینی وسائل اداری مورد استفاده از دستی به الکترونیکی. (سلجوقی، 1380: 11).
اتوماسیون: به معنای سیستمی است که در آن کارهای پیچیده و مشکل با حداقل اشتراک انسانی به شکل مشخص و مطمئن توسط ماشینها و دستگاه های خودکار انجام می یابد. (مقبل با عرض، 1372: 6).
اتوماسیون: در دایره المعارف ویکی پدیا اتوماسیون چنین تعریف شده است. اتوماسیون استفاده از سیستمهای کنترل ، مثل کنترل عددی ، کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستمهای کنترل صنعتی است. همچنین شامل کاربردهای فناوری اطلاعات مثل فناوری طراحی با کامپیوتر جهت کنترل فرایندها و ماشین آلات صنعتی و نیز کاهش نیاز به دخالت انسان می باشد. از دیدگاه صنعت، خودکاری، گامی در جهت ماشینی کردن می باشد. اولین کاربردهای اتوماسیون در کارخانه شروع شد. در اواخر سالهای دهه 1950 ماشین آلات تولید چنان طراحی شده بودند که بتوانند به وسیله سوراخهای منگنه شده در نوار کاغذی کنترل شوند. این کاربرد کنترل عددی نامیده شد و ماشین آلات می توانستند سریع تر و با دقت بیشتری نسبت به زمانی که متصدیان انسانی داشتند کار کنند. مؤسسات، اتوماسیون کارخانه را به عنوان وسیله ای برای دستیابی به بهره وری بیشتر و انجام رقابت بهتر در بازارهای جهانی تلقی کرده اند. (مک لوید ، 1378).
اتوماسیون: عبارت است از فناوری که با دو ابزار اساسی در ارتباط است، 1- مکاترونیک 2- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می شود.
اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود: 1- اتوماسیون کارخانه ای 2- اتوماسیون خدمات.
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم مي شود: 1- اتوماسیون ثابت 2- اتوماسیون برنامه پذیر 3- اتوماسیون منعطف.
اتوماسیون ثابت: متشکل از دسته ای از ابزار های خودکار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است. این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد «کارایی حداکثر» قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری برخوردار نیست. اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات برخوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند.
اتوماسیون برنامه پذیر: حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد. در این نوع از اتوماسیون الگوهای معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده می شود.
اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن، در یک سیستم اتوماسیون منعطف، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود. به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبندی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند. (کیومر ، 2002).
2-3-2 اداره
اصولا اداره چیست و برای چه به وجود آمده است؟ در اساطیر، داستان شهری به نام مدینه فاضله نقل شده است که در آن هرکس وظیفه خود را به خوبی می داند و طبق آن عمل می کند و بدون هیچ نوع خودخواهی به اندازه معلوم از امکانات بهره می برد. در دنیای واقعی، روابط اینگونه نیست. اولا: معلوم نیست که هرکس به تنهایی بتواند نیروی خود را در جهت تعالی عمومی بکار بندد. ثانیا: هرکس می خواهد حداکثر امکانات را در اختیار خود بگیرد، پس حتما باید کسانی باشند که با مدیریت واحد و نظارت بتوانند امکانات را در جهت رشد و توسعه بکار برند. از دیدگاه یک خبرنگار دفتر محل کار او، منزل و یا حتی یک کیوسک تلفن است. از دید یک دانش آموز دفتر محلی است که معلمان و کارکنان شهرداری تهران در آن جمع می شوند و از دید رانندگان شرکت حمل و نقل، دفتر محلی برای جمع شدن آنها و انتظار برای رفتن به یک مأموریت است. وجه اشتراک تمام این محلها رد و بدل شدن اطلاعات است. این خود دلیلی برای ارتباط تنگاتنگ اداره و اطلاعات است. از این دید اداره یا دفتر محلی است که کارگزاران دفتری، حرفه ای و یا کارکنان شهرداری تهران اطلاعات مربوط به حرفه خود را رد و بدل و پردازش می کنند. اصولا اطلاعات به چهار صورت می توانند انتقال یابند. (روشن، 1384: 27-24).
 دیتا : اطلاعات بدون رعایت جمله بندی
 متن : کلمات با قواعد جمله بندی
 صوت
 تصویر
اداره با رایانه و یا بدون آن محلی است که باید در آن اطلاعات تبادل و پردازش شود. این کار در سطوح زیر انجام می شود:
سطوح دفتری: در این سطح تبادل اطلاعات بصورت هدایت کننده ورودیها انجام می شود. (یعنی اطلاعات با نرخی متغیر و بصورت تصادفی وارد می شود و سپس آماده سازی و ذخیره می گردد).
سطوح مرتبط: افراد حرفه ای و فنی جزء این دسته هستند. از جمله این افراد می توان از کارشناسان، مأموران فروش، مهندسین مرتبط با رایانه و غیره نام برد. در این قسمت کارها به صورت ارباب رجوع محور انجام می شود. افراد در این قسمت به جستجوی اطلاعات می پردازند و پس از تحلیل آن به نتیجه ای منطقی می رسند. مثلا یک مأمور فروش باید به روشهای متعارف مشتریان را بیابد و اطلاعات مربوط به نیازهای آنها را بدست آورد.
سطوح مدیریتی: افراد این دسته با گرفتن اطلاعات از دو سطح پایین تر و مرور و تحلیل آنها پس از بحثهای لازم تصمیم گیری می نمایند. در واقع افراد این سطح هدایت کننده هستند لازمه این کار یک ارتباط دقیق و تعریف شده این سطوح با هم و با خارج می باشد. (ثاقب تهرانی و دیگران، 1380: 486).
2-3-2-1 اداره مجازی
گفتیم که امروزه سیستمهای اطلاعات مدیریت2 از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلا به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و مؤسسات در آمده است. اولین پدیده ای که ورود این نگرش به مؤسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود. اولین اتوماسیون اداری در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده می شد. بعد ها نیازهای ارتباطی کارکنان شهرداری تهران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد. در سالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات از طریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد. موقعیتهای از راه دور که شامل خانه، اتاقهای متصل، خودروها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می شود، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد. اشکالات عمدتا شامل کارکنان می شوند بطوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر و تنش خانوادگی خواهند داشت که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، به کار بردن کنفرانسهای تلفنی ، ملاقاتهای منظم همیشگی، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند. هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می برد، افزایش بهره وری می باشد.
اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد، برای تولید اسناد چاپی مانند نامه ها، یادداشتها و گزارشها بود. نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند. در هر دو مورد فوق، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد. تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند. کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد. سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارند کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند. کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند.
فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند. ویدئوتکست ، مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد. سیستمهای تصویری پیشرفته بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم و فناوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است. نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای و تخصصی را دارد. اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید. ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد. بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری، جایگزینهایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالیکه دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند. (مک لوید، 1378).




2-3-3 اتوماسیون اداری
منشأ اتوماسیون اداری به اوایل سالهای دهه 1960 بر می گردد که مؤسسه آی.بی.ام اصطلاح کلمه پردازی را برای توصیف فعالیت پخش ماشین تحریر الکتریکی خود به کارگرفت. (مک لوید، 1378). اتوماسیون اداری درباره ی ارتقاء عملکرد سازمان با افزایش کارایی کارکنان شهرداری تهران و متخصصین، توسط استفاده از فناوری اطلاعات جهت حمایت آنان است. (گرانتهام ، 1995). اتوماسیون اداری نامی است که به استفاده از کامپیوتر برای پشتیبانی عمومی کارکنان دفتری داده شده است. این سیستمها مبتنی بر تسهیلات عمومی برای پشتیبانی وظایف کاری (مانند واژه پردازها، پایگاه داده ها ، نشر رومیزی و صفحات گسترده ) و همچنین برای تسهیل ارتباطات (مثل پست الکترونیکی، ویدیوکنفرانس، محل بحثهای عمومی) و جهت دسترسی به کاربردهای عملی (مثل سیستم حسابداری، سیستم ورودی سفارشات، سیستم سرویس مشتری ) هستند. (لاودن ولاودن ، 1380).
مک لوید اتوماسیون اداری را مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیکی رسمی و غیررسمی می داند که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و یا بالعکس مربوط می شود. به زعم وی کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. (مک لوید، 1378).
نسل اولیه ی سیستمهای اطلاعاتی دفتری که شامل واژه پرداز، صفحات گسترده و پست الکترونیکی می باشد، در ابتدا کارهای دفتری و کارکنان تخصصی دفتر را حمایت می کرد، مزایای بیشتری را جهت حمایت کارکنان مدیریتی ایجاد می کند. در تمامی تعاریف یاد شده، افزایش کارایی کارکنان شهرداری تهران و کارکنان دفتری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مشهود است. پس، جهت افزایش کارایی، استفاده از این سیستمها برای کارکنان شهرداری تهران یک اصل اساسی خواهد بود. به منظور درک هر چه بهتر اتوماسیون اداری، ابتدا بایستی دفتر یا اداره را تعریف نمود. دفتر را می توان به یک اتاق قفسه بندی شده یا محوطه ای وسیع که در آن، همه پرسنل دارای میز کار شخصی هستند، تعبیر نمود. دفتر، محلی است که فعالیتهای کارکنان شهرداری تهران و سرپرستان سازمان در آن انجام می شود. دفتر، اجزایی را که شامل سیستم مفهومی سازمان است در خود جای می دهد. افراد، ابزار، وسایل و تدارکات همگی جزء این سیستم می باشند. (بهشتیان، 1379: 265).
دفتر الکترونیکی ایده ای است که زمان تحقق آن فرارسیده است. هدف آن بهبود کارایی ارتباطات از طریق کاهش زمان تهیه اطلاعاتی است که برای ارتباطات با دیگران مورد نیاز می باشد و نیاز به بررسی زیاد در داخل مدارک برای جستجوی اطلاع جزئی را حذف می کند. دفتر الکترونیکی همچنین روشهای ترکیبی جهت اقدام به پست الکترونیکی، ایجاد می کند. اطلاعاتی که تاکنون به صورت دستی تهیه، ذخیره، بازیابی و توزیع شده اند به صورت الکترونیکی انجام شوند و مهم نیست که آنها در کامپیوتر روی میز، در راهرو پایین، در طول خیابان یا در طول اقیانوس ذخیره شده باشد. سرعت و کارایی در ساخت هر نوع از اطلاعات و برای هر هدفی تحت تأثیر مکان قرارنمی گیرد. (سن ، 1990).
اتوماسیون اداری: بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی بنام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که جمع عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به وضوح احساس شده که با نامهای مختلفی همچون سیستمهای اداری، سیستمهای اطلاعات اداری، سیستمهای کاربر نهایی و سیستمهای محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی
عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستمهای اداری بنام اتوماسیون اداری نامیده می شود. سیستمهای فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستمهای اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. (حبیبی، 1383: 34).
اتوماسیون اداری: مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (مک لوید، 1998).
اتوماسیون اداری: کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان، 1379: 57).
اتوماسیون اداری: اتوماسیون اداری یعنی نظام اداری مکانیزه همراه با مدیریت گردش کار که در سازمانهای مختلف، متنوع و متفاوت است یا به عبارت دیگر ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند. (عندلیب آذر، 1379: 41). یا به عبارت دیگر کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی و کاهش هزینه ها. (بهشتیان، 1379: 297).

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است. با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستم‌های اتوماسیون اداری بر برخی حوزه‌های ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات، پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است، ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیش‌گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا می‌کند.
● مقدمه
امروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سیستم‌های اطلاعاتی، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیل می‌نمایند.
شاخه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می‌کند. یکی از پرکاربردترین انواع سیستم‌های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می‌دهد، سیستم اتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM)است. در این سیستم، عموما گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد. ولی معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی داخلی و ... است.
در این مقاله سعی بر آن است که نقش سیستم اتوماسیون اداری بر برخی معیارهای روابط سازمانی در میان کارکنان بررسی و تحلیل شود.
● سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه در فرایندهای مدیریت، موجب تحولات بزرگی در این حوزه شده است. این سیستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابلیت ذخیره حجم عظیمی از داده‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زمانی که تحلیل حجم بزرگی از داده‌های عددی مد نظر باشد. این حجم از اطلاعات و داده‌ها، علیرغم بزرگی، از نظر فیزیکی حجم بسیار کمی را در مقایسه با روش‌های سنتی اشغال می‌کنند و دسترسی به آنها نیز سریع تر است.
از طرفی ارتباطات درون و برون سازمانی را سریع تر، دقیق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر کجا و هر زمان» را عینیت بخشیده‌اند. به همین دلیل ارتباط اعضای یک گروه را ارتقاء بخشیده و در واقع انجام کار گروهی را در سازمان‌ها تسهیل نموده‌اند.
این سیستم‌ها، سطوح مختلفی از کار و تصمیم گیری را در برمی‌گیرند.
چهار سطح معمول از اینگونه سیستم‌ها که معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، عبارتند از :
▪ سیستم‌های اطلاعاتی جهت پشتیبانی از عملیات (مخصوص کارهای روزمره).
▪ سیستم‌های اتوماسیون اداری و سیستم‌های اطلاعاتی مخصوص دانش‌کاران.
▪ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران و سیستم‌های گزارش‌دهی به مدیریت.
▪ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران ارشد (سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره).
امروزه انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگونی از قبیل: تسهیل ارتباطات، آسان‌سازی گردش مکاتبات اداری، امکان گزارش‌گیریهای مستمر، طراحی و تولید کالاها با استفاده از نرم افزارهای رایانه‌ای، تصمیم‌گیریهای دوره‌ای یا کلان و ... مورد استفاده قرار می‌گیرند. به نظر می‌رسد یکی از سیستم‌های اطلاعاتی که جایگاه مناسبی در سازمان‌های ایرانی پیدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم اتوماسیون اداری باشد.
● اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می‌کند.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی (نظیر سیستم‌های مدیریت اسناد) هستند.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه ۱۹۸۰، نتایج یک بررسی در یک دوره ۱۰ ساله بر روی بهره‌وری سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد ۹۰ درصدی بهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها ۴ درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود ۳۰-۲۰ درصد به رقمی حدود ۴۰-۳۰ درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.
نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.
▪ مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری تأثیر بسیاری بر امور سازمان‌ها گذاشته است. برخی مزایای اتوماسیون اداری را می‌توان چنین برشمرد:
ـ کنترل بهتر بر کار
ـ کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
ـ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
ـ کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها
ـ افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی
ـ افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
ـ افزایش قابلیت رقابت سازمان
ـ رشد پدیده دورا کاری (کار از راه دور)
اگر چه معمولا از اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می‌شود، ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. البته این مسئله به نوع طراحی سیستم ارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. به طور کلی تا به امروز از این سیستم در جهت کاربردهای گوناگونی بهره‌برداری شده است.
برخی کاربردهای شناخته شده این سیستم عبارتند از:
ـ واژه پردازی
ـ پست الکترونیکی
ـ پست صوتی
ـ ارسال نمابر (فاکس)
ـ تقویم الکترونیکی
ـ کنفرانس از راه دور
ـ ویدئوتکس
ـ ذخیره و بازیابی تصاویر (میکرو فیلم)
ـ نشر رومیزی
● اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحول می‌کند. مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خارج از این مراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم حتی نیازی نیست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتی، یعنی جمع شدن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیرا کنفرانس از راه دور این محدودیت را برطرف کرده است.
ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک سازمان همراه با تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و مرسوم سازمان خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی.
به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است.
● روش شناسی تحقیق
با توجه به نقش وسیع اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی و با هدف شناسایی حوزه‌های ارتباطی متأثر از این سیستم و اندازه‌گیری میزان تأثیر سیستم بر هر یک از این حوزه‌ها، تحقیقی را به روش میدانی بر روی تعدادی از کارکنانی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، انجام داده‌ایم.
در این روش پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای گوناگون ارتباطی در اختیار پاسخ‌گویان قرار گرفت و از آنان خواسته شد تا میزان تأثیر اتوماسیون اداری را بر هریک از معیارهای ارتباطی، مشخص نمایند. برای پاسخ‌گویی از روش پنج گزینه‌ای لیکرت استفاده شده است.
معیارهای مورد نظر تحقیق عبارت بودند از:
▪ سهولت و سرعت تبادل اطلاعات
▪ امکانات جدید ارتباطی و سهولت ارتباط با همکاران و مدیران
▪ سهولت بازیابی و دسترسی به اطلاعات
▪ کاهش تنشهای مرتبط با (ناشی از) ارتباطات سنتی
▪ کاهش فاصله‌های فیزیکی
▪ افزایش رضایت کارکنان و مراجعه کنندگان
لازم به ذکر است که در سازمان مورد مطالعه، بیشترین استفاده از سیستم، در زمینه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداری بوده است و علاوه بر آن، برخی امکانات جدید ارتباطی نیز در سیستم تعبیه شده بود. متأسفانه طراحی سیستم مورد استفاده در سازمان مذکور به گونه‌ای بود که سیستم فاقد تمامی قابلیت‌های ارتباطی یک سیستم اتوماسیون اداری بود. به نظر می‌رسد که این فقدان، در مورد اکثر سیستم‌های موجود در بازار در ایران وجود داشته باشد و بررسی دقیق آن، خود نیاز به تحقیق جداگانه‌ای دارد.● یافته‌های تحقیق
جامعه آماری این تحقیق ۴۰ نفر از کارکنانی هستند که با سیستم اتوماسیون اداری کار می‌کنند. متغیرهای در نظر گرفته شده عبارتند از: جنس، سن، میزان تحصیلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، پست سازمانی و مدت کار با سیستم اتوماسیون اداری.
از میان پاسخ‌دهندگان، ۹۵ درصد اعلام داشته‌اند که در زمینه کار با سیستم اتوماسیون اداری آموزش‌های ویژه به آنان داده شده است. همچنین ۱۰۰ درصد آنان اصولا با به کارگیری سیستم‌های رایانه‌ای و تحت شبکه در محیط کار، موافق بوده‌اند.
در این پرسشنامه از پاسخ دهندگان، در مورد ۱۶ معیار در زمینه نقش اتوماسیون اداری بر روابط سازمانی و ۳ معیار جنبی «صرفه جویی در وقت»، «افزایش رضایت مراجعه کنندگان» و «افزایش رضایت شغلی» نظرخواهی شد. پاسخ‌دهندگان می‌بایست میزان تأثیر سیستم اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارهای عنوان شده، مطابق روش لیکرت، با یکی از گزینه‌های خیلی زیاد، زیاد، متوسط، کم و بی‌تأثیر ارزیابی می‌کردند. در جدول (۱) نتایج به دست آمده بر اساس درصد پاسخ‌های داده شده، ارائه شده است.
برای اینکه بتوانیم درجه مطلوبیت هر معیار را برای پاسخ‌دهندگان محاسبه کنیم، از میانگین موزون حسابی پاسخ‌ها مطابق فرمول زیر، استفاده کرده‌ایم:
لازم به ذکر است که برای پاسخها، وزن‌های ۱ تا ۵ بر مبنای روش لیکرت در نظر گرفته شده است (wi). در جدول (۲) مقادیر محاسبه شده برای هر معیار درج شده است. (معیارها در این جدول بر اساس درجه مطلوبیت آنها مرتب شده‌اند.)
همانطور که در جدول (۲) مشاهده می‌شود، بیشترین معیارهای تأثیر گذار به مراودات رسمی سازمانی مربوط می‌شوند. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطه پیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند. با توجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری و خسته کننده برخوردار است، بنابراین وجود اتوماسیون اداری از این بُعد، از دیدگاه کارکنان، تحولی بزرگ محسوب شده است.
گفته می‌شود که نفس وجود ارتباطات، تبادل اطلاعات است. پس اطلاعات در ایجاد و شکل‌گیری شیوه‌های ارتباطی نقش عمده‌ای ایجاد می‌کند. معیارهای ۴، ۶، ۷، ۱۳ و ۱۴ در جدول شماره (۲) به این مسئله مهم اشاره کرده‌اند. مشاهده می‌شود که از این دیدگاه، سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسی به آن و همچنین به روز بودن اطلاعات دریافتی، معیارهایی بوده‌اند که در سیستم اتوماسیون اداری ارتقا پیدا کرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بین رفتن انحصار اطلاعاتی و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتی بیشتر، معیارهایی بوده‌اند که مطلوبیت چندانی را ایجاد ننموده‌اند.
به نظر می‌رسد که علیرغم توانایی و قابلیت اینگونه سیستم‌ها برای دسترسی کارکنان به بانک‌های اطلاعاتی سازمان، متأسفانه سیستم طوری تنظیم می‌شود که همان سلسله مراتب سازمانی به صورتی محکم حفظ شود و انحصار اطلاعاتی همچنان پابرجا باقی بماند. (در صحبت شفاهی با مسئول پشتیبانی سیستم، وی عنوان کرد که ما سیستم را طوری تنظیم می کنیم که سلسله مراتب سازمانی حفظ شود و افراد به همان میزان اطلاعات دسترسی داشته باشند که قبل از پیاده سازی سیستم داشتند). البته این مشکل به سیاست‌های سازمان برمی‌گردد و به راحتی قابل برطرف شدن است.
آسان تر شدن ایجاد ارتباط و ظهور روشهای جدید ارتباطی، انتظار دیگری است که از این سیستم‌ها داریم. معیارهای ردیف ۵، ۱۲، ۱۶، ۱۷ و ۱۹ از جدول (۲) به این مسئله اشاره دارند. به نظر می‌رسد که به جز امکان «برقراری ارتباط فوری و ارسال پیام به همکاران» که در سیستم تعبیه شده است، سایر قابلیت‌های ارتباطی سیستم یا طراحی نشده‌اند یا به کار گرفته نمی‌شوند. ارتباط فوری و ارسال پیام، امکانی است که کارکنان را قادر می‌سازد به هر شخصی که نام او را در چارت سیستم می‌بینند، یک پیام ارسال کنند و دریافت کننده پیام را در یک پنجره بر روی صفحه نمایشگر رایانه خود مشاهده می‌کنند.
بسیاری از امکانات سیستم‌های اتوماسیون اداری (که پیش‌تر در بخش کاربردهای سیستم برشمردیم)، معمولا به صورت اختیاری از طرف شرکتها ارائه می‌شود. خریداران سیستم، با توجه به نیازهای خود اقدام به انتخاب تسهیلات می‌نمایند. پایه کار و انتظار در یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری از سازمان‌ها فقط جهت خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفاده می‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترین امکانات ارتباطی هستند، لذا استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات نداشته و در نتیجه این بُعد سیستم را ضعیف ارزیابی کرده‌اند.
یکی از مسائل مطرح سازمانها در زمینه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتی است که وجود و برقراری ارتباطات منجر به بروز مشکلات و سوء تفاهمها می‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امری حیاتی است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد، گروهها و دستیابی به اهداف سازمان غیرممکن می‌شود. ولی افزایش ارتباطات، احتمال افزایش تضادها و سوء تفاهمها را نیز در پی دارد که حتی با ارتباطات مؤثر نیز نمی‌توان آنها را کاملا از بین برد. در این تحقیق دو معیار (ردیف‌های ۹ و ۱۵ در جدول ۲) در این زمینه مورد بررسی قرار گرفته‌اند: «جلوگیری از برخوردهای غیر ضروری (غیر اداری) افراد در هنگام کار» و «پیش‌گیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان». معیار اول بر این نکته تأکید دارد که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیر ضروری و بی‌نتیجه را که موجب اختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و معیار دوم بر کاهش و پیش‌گیری از ارتباطاتی دلالت دارد که معمولا توسط کارکنانی که دارای ظرفیت‌های ارتباطی کمی هستند، به وجود می‌آید و آن ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یا رفتارهای منفی گرا است. شرکت‌کنندگان در این تحقیق نقش اتوماسیون اداری را در جلوگیری از برخوردهای غیر ضروری موثرتر ارزیابی نموده‌اند.
در این تحقیق، ۳ معیار جنبی دیگر نیز مورد ارزیابی قرار گرفتند. معیار «صرفه جویی در وقت» با مطلوبیت ۴.۳ در ردیف ۸ قرار گرفته و از این لحاظ توسط پاسخ دهندگان به صراحت تأیید شده است. همچنین دو معیار «افزایش رضایت مراجعه کنندگان» و «افزایش رضایت شغلی» نیز با مطلوبیت یکسان، در ردیف‌های ۱۰ و ۱۱ واقع شده‌اند و می‌توان گفت به طور نسبی توسط پاسخ‌دهندگان مورد تأیید قرار گرفته‌اند.
● مشکلات استفاده از سیستم
استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلی این سیستم‌ها «انسان» و «ماشین» هستند. لذا ادوات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نقش عمده و انکارناپذیری در پایایی این سیستم‌ها بازی می‌کنند. در این تحقیق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پیشنهادات خود را نیز در زمینه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی بیان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشکلات کار با این سیستم‌ها برمی‌گشت.
برخی از موارد عنوان شده عبارتند از:
▪ لزوم ارتقای قدرت سخت افزاری و نرم افزاری جهت کار مستمر با سیستم بدون قطعی
▪ پیشنهاد استفاده تمامی بخشهای ارتباطی در سازمانها از سیستم به صورت یکپارچه
▪ لزوم وجود یک متولی در بخشهای مختلف سازمانی به عنوان رابط جهت رفع مشکلات سیستم
بنابراین سازمانها باید توجه داشته باشند که قبل از پیاده سازی اینگونه سیستم‌ها، زیرساخت سخت افزاری و نرم‌افزاری مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نیز جهت مشارکت فراگیر در یادگیری و استفاده از سیستم آماده نمایند. همچنین در کنار پیاده‌سازی سیستم، تیم نظارتی قوی و روزآمد نیز جهت پشتیبانی سیستم، پیش‌بینی نمایند.
● نتیجه گیری
با توجه به نتایج تحقیق مشاهده می‌شود که وجود سیستم اتوماسیون اداری بر برخی از ابعاد ارتباطات سازمانی تأثیرگذار است. این تأثیر بیشتر در حوزه‌های ارتباطات و مراودات رسمی سازمانی و مکاتبات دفتری مشاهده می‌شود. همچنین سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشته است و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخی ارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانها است.
بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمانی شده است.
در این میان نکته‌ای که قابل توجه است، این است که در کنار پیاده سازی سیستم‌های رایانه‌ای می‌بایست به الزامات نیروی انسانی در زمینه پشتیبانی نیز توجه کافی نمود. وجود اینگونه سیستم‌ها که معمولا به

بروز رسانی : 1394-07-01 | بازدید : 1877

دانلود فایل
روش تجزيه و تحليل داده ها
دفعات مشاهده (5513)
تعريف واژه ها واصطلاحات
دفعات مشاهده (4014)
پایان نامه جهت اخذ درجه کارشناسی ارشد رشته پژوهش هنر عنوان پايان‌نامه بررسی و تحلیل مفاهیم غالب در نقاشی اکسپرسیونیسمی معاصر ایران دهه 70 و 80
دفعات مشاهده (3202)
محدوديت هاي پژوهش
دفعات مشاهده (2673)
رابطه¬ی بین هیجان خواهی و بهزیستی معنوی با اضطراب مرگ بیماران همودیالیزی
دفعات مشاهده (2571)
مدلسازی و حل مسئله دو هدفه (مکانیابی – تخصیص ) در یک زنجیره تامین چند سطحی با رویکرد تصادفی پوروپوزال وپایان نامه
دفعات مشاهده (1967)
میزان تأثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کارکنان
دفعات مشاهده (1878)
شعر مقاومت در ادبیات ایران و فلسطین
دفعات مشاهده (1826)
مدیریت بیوریتم
دفعات مشاهده (1764)
مسئولیت مدنی دولت در قبال حوادث غیر مترقبه
دفعات مشاهده (1465)
بر رسی ویژ گی های شعر معاصر عرب و شعر فارسی
دفعات مشاهده (1355)
موسسه حقوقی مدبران
دفعات مشاهده (1352)
جایگاه نماد و اسطوره در شعر معاصر عرب
دفعات مشاهده (1303)
مؤثرترین روش ها در جلوگیری از میکرو لیکیج کرونالی
دفعات مشاهده (1183)
بررسی رابطه دین و روانشناسی از دیدگاه غرب با دیدگاه تربیتی قرآن
دفعات مشاهده (1141)
پروژه کارشناسی حل معادله دیفرانسیل رفتار نانوتیر تحت اثر جذب کاسیمیر به روش هموتوپی
دفعات مشاهده (1081)
انواع متغیرهای پژوهش
دفعات مشاهده (1030)
حضانت طفل در فقه و حقوق ایران و مقایسه آن با حقوق انگلیس
دفعات مشاهده (878)
تعیین جامعه آماری حجم نمونه
دفعات مشاهده (876)
تاثیر عصاره آبی الکلی گیاه بابونه بر محور همورمونی هیپوفیز
دفعات مشاهده (875)
نام و نام خانوادگی
ایمیل شما
تلفن تماس شما
پیام شما
 
   
تبلیغات